CARTAS COMERCIALES

La correspondencia comercial ha perdido parte de la función que ejercía en épocas anteriores como único contacto entre una compañía y sus clientes u otras firmas; ya que se suele acudir a métodos más rápidos y directos de comunicación (E-Mail o Correos Electrónicos); pero no por ello hemos de creer que pierde importancia.

Asunto

Es el resumen del objeto de la carta y aparecerá normalmente en el margen superior izquierdo del papel, después del nombre de la dependencia o unidad que elabora la nota.

Tanto las referencias y el asunto, aunque no siempre se incluyen, son dos factores importantes en la correspondencia comercial, ya que facilitan operaciones posteriores de clasificación y archivo de la misma.

El destinatario

Es importante que se cite el destinatario de igual manera en el sobre que en el interior de las cartas, ya sea un particular, una empresa o instituciones gubernamentales, el tratamiento que se escriba debe ser el mismo.

Ejemplos:

Ingeniero                                       Señora

Luis Fernando Ponce                  María José Hernández Fuentes

Gerente General     de IBM           1ª. C. Pte., Av. Bernal, No. 1577,

Presente.                                        Col. Vista Hermosa, Zona 1,

Guatemala, Guatemala, C.A.

El saludo

Este va aunado con algunas frases de entrada. En las cartas comerciales el saludo es uno de los componentes primordiales, ya que es el inicio de la carta, el primer contacto con el destinatario. A tal efecto se han estandarizado una serie de expresiones y fórmulas típicas de saludo que son las más empleadas:

ingeniero, arquitecto):

- Estimados señores:

- Distinguido señor:

Aunado a esto, puede utilizar frases como las siguientes:

- Me es grato enviarle un atento y cordial saludo...

- Es un placer el poder saludarle y desearle el mejor de los éxitos en el desarrollo de tan delicadas funciones.

- Me es grato referirme a usted  y desearle éxitos al frente de tan prestigiosa empresa.

Estas expresiones se escriben en el margen izquierdo, dos líneas después de la dirección o destinatario, y deben usarse en plural o singular, femenino o masculino como correspondan.

Es recomendable se eviten siempre las fórmulas demasiado extensas y rebuscadas, pues tan solo se trata de un saludo.

La introducción

Tal como su nombre lo indica, sirve para iniciar e introducir el contenido de la carta. El estilo de la introducción es siempre cortés, aunque el tema de la carta sea una reclamación; pero también directo. Es decir, debe ser una forma clara y concisa de comenzar el cuerpo de estas

En ella se dirá algo que atraiga como un potente imán la atención del lector. Una vez leída no le quedará más remedio que seguir adelante. Procure que este inicio sea excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a un lado.

Ejemplos:

- En respuesta a su carta del día 7 del presente mes...

- Muchas gracias por su nota (carta u oficio) del...

- Apreciamos su comunicación del...

- Creo oportuno manifestarle...

- Le comunico...

- Les suplicamos sírvanse ponerse en contacto...

Como podemos observar estas expresiones ayudan a redactar la carta, ya que de forma directa, están abordando el tema por el que se lleva a cabo la correspondencia.

 Exposición, cuerpo o desarrollo

El cuerpo de la carta es la exposición lógica, ordenada y concreta del contenido de la misma. Es muy importante destacar en este apartado que, además del estilo al que nos referimos, el contenido no debe tratar más de un tema; es decir, de forma concisa y con estilo concreto pero cortés, debe de quedar expuesto un único tema.

En esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el interés del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados, conducen al interés por el objeto que debe transformarse en el deseo de obtenerlo. Por último hay que concluir y lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un producto, para una cuenta, cambiar de opinión, otorgar lo solicitado, etc.

En este sentido se deben redactar párrafos cortos (máximo 8 líneas), que irán precedidos o no de sangría (5 espacios) dependiendo del tipo o estilo de la carta.

Es norma pulcra dejar una línea en blanco entre párrafos.

La despedida o cierre

El escrito finaliza siempre con una fórmula cortés, al igual que el saludo, esto introducirá a la firma. Aunque casi siempre esta última expresión está precedida por otra en la que se concluye pidiendo respuesta, disculpando las molestias, etc.; es una forma más de resumir todo el contenido de la carta. Para ello utilizaremos fórmulas que se escriben a la izquierda o a la derecha, las cuales deben ser breves y recogerse, a ser posible, en dos frases como las siguientes.